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導語
      《政府采購法》修訂后,取消了對政府采購代理機構資格認定的行政許可。按照"寬進嚴管""管放結合"的要求,財政部提出了加強對采購代理機構從事政府采購活動的事中、事后監督管理要求。
      《政府采購法實施條例》第十三條對政府采購代理機構應當建立完善的政府采購內部監督管理制度作了明確規定,同時加強對采購代理機構的監督管理也提出了明確要求。
      此后,采購人選擇采購代理機構不再根據資格等級,而是綜合考慮其內部管理、人員素質等指標。這不僅意味著采購代理機構管理從"準入審批"轉向"寬進嚴管",也預示著代理機構間優勝劣汰的競爭更加激烈。
      截至2019年9月30日,全國已完成網上登記的采購代理機構共16277家,按照財政部規定的"一地登記,全國通用"的原則,可在全國各地代理政府采購業務,這意味著代理機構間的競爭將更加激烈。
      從2015年至2018年財政部組織開展的對代理機構執業情況聯動檢查發現,采購代理機構存在的問題約占問題總數的70%左右,主要問題是編制招標文件、確定采購需求的能力不足等。因此,采購代理機構加強學習、提升素質、強化內部管理顯得尤其重要。
財政部檢查發現七類問題
  • 一是政策法規不熟悉,執行不到位。未在指定媒體發布政府采購信息,信息公告內容不全,進口產品未經批準就采購,招標采購文件中未給予小微企業價格折扣、評分標準不細化、技術參數或評審要素存在歧視性和排他性條款,等。
  • 二是從業人員業務水平參差不齊。從采購文件的編制到項目的實施都反映出從業人員能力不足、水平不高的問題。
  • 三是采購文件編制不合規。采購需求不完整、不明確,甚至對供應商實行差別或歧視待遇。
  • 四是制度不健全,內部管理混亂。缺乏具體操作規程和內控機制,職責不清。
  • 五是不能堅持原則,一味迎合采購人。為承攬業務,對采購人提出不符合規定甚至違法違規的要求也遷就,或者與采購人、供應商惡意串通虛假招標采購,個別工作人員甚至為供應商圍標串標充當槍手。
  • 六是不能正確處理供應商的詢問、質疑。互相推諉,導致投訴增多。
  • 七是未在代理協議范圍內開展采購代理活動。超越范圍或不完整代理,出現問題相互推責。
代理機構應加強內控建設 打造專業化隊伍
      《政府采購法實施條例》(以下簡稱《條例》)對采購代理機構在內部制度建設、提高專業化服務水平、對采購代理機構及其工作人員的禁止行為、采購文件編制的要求、規范委托代理權限、對采購代理機構在評審中的禁止行為、采購項目信息公告要求、違法采購應承擔的法律責任等方面都作出了明確規定。
      《財政部關于加強政府采購活動內部控制管理的指導意見》(財庫[2016]99號)明確規定了集中采購機構應當做好流程控制,圍繞委托代理、編制采購文件和擬訂合同文本、執行采購程序、代理采購績效等政府采購活動的重點內容和環節加強管理。
      因此,采購代理機構要提高法規政策執行能力和專業化服務水平,打造一支作風優良、忠誠干凈、擔當有為的高素質政府采購業務代理隊伍,必須加強內部監督管理,建立完善內部控制制度,強化內部風險防控。
      在實際操作中,采購代理機構應當建立完善以下內部控制制度,使代理業務向著規范化、科學化以及專業化發展。
  • 建立工作崗位責任制度。建立完善單位內部各工作崗位的責任制度,明確崗位職責,使每個員工明白自己在機構內部應該承擔什么責任,知道該干什么、責任邊界在哪里。
  • 對工作人員提出六項基本要求。建立完善單位工作人員的執業守則,明確員工的職業操守和行為準則,并明確相應的監督約束機制。
  • 建立完善工作人員培訓管理制度。明確培訓的目標、任務和要求,同時,根據每一個時期的法律法規及政策要求,制定科學、合理的培訓計劃,提高培訓的針對性和實效性,不斷提升員工的道德素養和業務素質。
  • 建立完善工作流程控制制度。建立完善單位內部各部門各崗位工作流程控制制度,明確操作流程,規范操作程序,實現各工作環節的風險防范。
  • 建立完善工作人員定期輪崗制度。定期輪崗有利于員工熟悉和掌握機構內部各崗位業務,有利于調動員工工作的積極性和主動性,有利于工作創新,防止惰性和憑經驗辦事,有助于團隊整體業務水平和綜合素質的提高。
  • 建立完善采購文件編制審核制度。一是要求采購代理機構要加強采購需求的研究管理,提高編制采購文件的專業化服務水平,推動采購代理業務的專業化發展;二是建立完善采購文件審核制度,避免出現因采購文件編制不合規、不完整、不科學、需求不明確或有傾向性排他性等而影響采購活動的正常運行。
  • 建立完善開標評標現場管理制度。一是建立開標現場管理制度;二是評標現場的管理制度。
  • 建立完善采購檔案管理制度。嚴格按照《政府采購法》及其實施條例和有關規章制度的要求,完整、妥善保存采購檔案資料。包括采購檔案資料的收集、整理、移交、歸檔、保存等要求。
  • 實行業務批準授權控制制度。工作人員聯系和辦理公司業務的過程中必須經授權批準以進行控制。通常有一般授權和特別授權之分。一般授權是辦理常規性的代理業務的權力、條件和有關責任者作出的規定,以文件形式規定在一般性代理業務中的條件、范圍和責任關系。特別授權指授權處理非常規性業務。
  • 建立財務會計、資產管理及后勤服務控制制度。一是建立會計人員崗位責任制,對會計人員進行科學的分工,使之形成相互分離和制約的關系。特別是要加強對投標保證金和履約保證金的管理,避免因財務會計制度缺失或管理不善而導致法律或經濟風險等。
  • 十一建立完善信息公告管理控制制度。采購代理機構要建立完善內部信息公告管理控制制度,規范信息公告發布行為,做到嚴格把關、及時發布、程序規范、合法合規,避免因信息公告管理不善而承擔法律和經濟責任。
  • 十二建立完善應急處置控制制度。采購代理機構在代理采購業務過程中,會遇到一些突發性事件,采購代理機構應建立完善應急處置控制制度,有效解決和處置因突發性事件帶來的不利影響,確保采購活動順利進行。
  • 十三建立工作報告制度。工作報告也稱責任報告,不僅是單位內部各級管理層掌握信息,加強內部控制的有效措施,而且也是內部控制的重要組成部分。
  • 十四建立完善工作人員廉潔自律制度。采購代理機構要建立完善廉潔自律制度,要求采購代理機構內部的工作人員在代理采購業務過程中,嚴格按照政府采購法律法規的規定。
  • 十五建立完善工作人員考核及責任追究制度。建立完善工作人員責任追究制度,強化績效考核結果運用,有獎有罰,做到賞罰分明。
  • 十六構建企業文化建設制度。企業文化是指企業在經營管理過程中形成的、影響企業內部環境和內部控制效力的精神、意識和理念,主要包括價值觀、管理理念、經營風格、職業操守與員工的行為守則等。
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